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中小企业如何选出最合适自己的ERP系统?

时间:2016/7/6 20:45:52 点击:

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  核心提示: 大浪淘沙,面对成百上千的ERP系统,如何选出最合适的? 一般的公司在选择ERP系统时常遇到的困难是:面对众多不同品牌的ERP系统,如何能够做到的大浪淘沙,又该如何评估与比较? ERP系统多半是用了才...

大浪淘沙,面对成百上千的ERP系统,如何选出最合适的?

一般的公司在选择ERP系统时常遇到的困难是:面对众多不同品牌的ERP系统,如何能够做到的大浪淘沙,又该如何评估与比较?

ERP系统多半是用了才知道合不合用,很难在签约之前就能清楚地看出哪一个产品适合,哪一个产品不适合。

ERP系统并非装上就能用。ERP系统上线前需建立所有的基本资料,企业内许多员工要接受大量的教育训练,且须依靠外部ERP实施顾问的辅导。就算ERP公司愿意免费提供ERP系统试用,昂贵的顾问费用也是免不了的,而且自己的员工要配合试用,也要花费大量的成本,所以目前多数企业选择ERP系统,就算不是盲目,也是在相当高的风险之下做出决定的。

导入ERP是相当大的工程,万一用了以后发现有问题,想要换系统也是成本非常高的一件事。于是,在不知如何是好的情况下,产生了以下的怪现象:


1、买最贵的

没有能力去判断好与坏,且预算又不是太大问题的情况下,主其事者往往会选择对自己最安全的作法。许多赚钱的公司采购ERP系统,二话不说,买最贵最有名的,几亿元砸下去,效果却未必和投入成正比。他们想,一旦出状况,我可以说,都已经买公认的最贵最好的牌子了,不是我的责任。可见,如果有能力选出最适合自己的ERP系统,这些冤枉钱就不必花了。


2、跟着大企业走

一些中小企业是大企业的供应商,有时须看人家脸色,跟着大企业走。大企业为了方便下订单或资料查询、掌控订单进度,往往会希望其供应商使用跟他们一样的系统。于是许多企业选择了和大企业一样的系统,结果可想而知,杀鸡岂能用宰牛刀?花了大钱,只满足了大企业、大客户的需求,对自己毫无帮助不说,反而造成作业的不便。


3、买最便宜的

在预算不是很充裕的情况下,有些主事者会想:买便宜的,万一跑不起来,损失也不会那么大。有这种想法的公司,实施ERP系统多半会失败。实施ERP绝不能抱着玩玩看的心态。实施ERP系统是全公司都要参与的,你可以买很便宜的系统,但昂贵的实施费用可不能省。再说,非常便宜的软件可能欠缺重要的功能,或可能会不便于升级,将来出了问题也无法处理。就好像买了一部没有维修厂的车,坏了怎么办呢?


4、买最多人用的

有时我们会在一些餐馆门口看到一大群人排长龙等着吃饭,这时我们也许会想,这么多人吃,一定好吃。但有的人吃完以后却发现不合自己胃口,没什么特别好吃的,似乎有上当之嫌。有些企业购买ERP系统,以为使用者多的就是好的。他们应该知道,适合别人的系统不一定适合自己;信息技术日新月异,说不定那些是老旧系统才导致使用者众多呢。


5、买规模最大的厂商的

有些公司不知道该怎么选的时候干脆选规模最大、人最多的ERP公司,他们认为人多支援能力较强。但是,他们应该了解一下,人是多在哪里?销售人员多呢?还是研发人员多?该公司是否经营其他业务呢?真正能支援ERP的人力实际上有多少呢?该公司人员的流动性高吗?员工经验丰富吗?该公司有多少客户?有几个顾问能分配到他们公司来?人头数并不能代表一个公司的支援能力。

可见,上述都不是正确的作法。最好的方法在于先学习ERP系统相关知识,让自己有能力判断哪一家的ERP系统最适合自己,或者借助有经验的第三方咨询公司来开展选型工作。


除了ERP系统功能的比较外,还有几个重要的判断基准:

1. 该ERP系统是否建立在标准架构上?

2. 该ERP系统是否能便宜地定制修改?

3. 该ERP系统是否功能完整且易学易用?

4. 该ERP系统需要多少拥有成本?

5. 该ERP系统参考用户的反应如何?

6. 该ERP系统是否能持续升级?


以下分别作出说明:

1、是否建立在标准架构上?

ERP系统若不具备标准架构,则不在我们的考虑范围之内,因为一个“不标准”的ERP,一般情况下或许可用,但在特殊情况下可能就会出问题;现在或许可用,公司扩大后可能就不再适用。就好像建筑物,结构很重要,有的房屋外表美观,平常也看不出什么问题,大地震一来就跨了。所以选择ERP要注意它的实质内涵,而非花哨的外观或噱头。

通常,财务会计系统的标准较无问题,每一种ERP系统都会考虑;制造系统的标准则非所有ERP都能做到。所谓标准是经实际验证并广为众人采用的观念或作法。例如,MPS/MRP计算逻辑有一定标准,从总需求(GR, gross requirement)到净需求(NR, net requirement)到计划订单收料(PORC, planned order receipt)再到计划订单发出(POR, planned order release),其间的批量法则(LSR, lot sizing rule)、安全时间(ST, safety time)、冲销时间(OT, offset time)、前置时间冲销(lead-time offset)等作法及行动报告(action report)、可答应量(ATP, available to promise)等的处理,甚至于需求时栅(DTF, demand time fence)、计划时栅(PTF , planning time fence)等的考虑,或者是计划材料表(planning BOM)、订单组装(ATO, assemble-to-order)等功能,数十年来全球学术界及企业界的经验已经累积成一个标准,ERP系统若未遵照此标准,还继续沿用“土法炼钢”的方式算出基本的MRP结果,一旦环境稍有变化其不适应性便会暴露无疑。

例如接到特殊订单就无法处理了。根据标准架构设计ERP系统和前面说过的“杀鸡用牛刀”是两回事的。就像建筑物,不考虑自己的需求盲目采用国外大型建筑物,结果发现浪费空间、不合适本土气候、不符国人使用习惯等等,这是杀鸡用牛刀。若是采用国外已经建立的知识体系,例如结构学,盖一座适合本土环境使用的建筑物,这就不是“杀鸡用牛刀”了。ERP系统也是一样,所有国外知名的ERP系统全都建立在公认的标准上(好比结构学),但功能面则以国外大型企业的需求为准(好比隔间装潢),不一定适合国内企业使用。有许多本土ERP系统,纯粹由少数人的经验从少数个案系统演变而成,而非一开始就根据标准ERP架构设计,这就好比违章建筑,整栋建筑物是陆续加盖完成的,并非一开始就有完整的设计,这种建筑物并不可靠。最适合本土企业的ERP系统,是建立在国际标准架构上的本土ERP系统。


2、是否能便宜的定制修改?

这里所谓定制修改,是指当公司有特殊需求时在套装软件系统上修改或新增特殊的功能。定制和成本及升级有关,定制越多成本越高且越难升级。

没有一个公司是能够不定制就使用ERP系统的。每一个公司都有独特的作业方式,每一位部门领导都有不同的信息需求,除非ERP套装软件所提供的作法优于使用者的实务,否则ERP系统还是需要定制修改的。

站在ERP公司的立场当然希望客户不要定制,因此会以种种方法(例如昂贵的报价)来限制使用者定制。避免过度定制是正确的,但合理的定制开发是必要的。什么是过度定制?例如用户坚持过去的不合理作业流程而要求修改某些ERP系统功能,或坚持过去习惯而要求修改ERP系统已有的类似功能,这种不当的或无谓的修改对用户及ERP厂商而言都是浪费。

合理的定制是必要的,因此在选择ERP系统时不能只比较软件金额,也要比较定制成本。用户可以列出该公司主要作业流程及所需报表请ERP厂商展示,若必须定制则请厂商列出时间、单价及金额。在评估阶段若能估计关键流程的定制成本,到了实施阶段就不必担心超出预算,因为最关键的定制项目厂商已经报出时间及单价,所以不怕厂商在其他定制项目上漫天要价。


3、功能是否完整且易学易用?

功能完整的ERP系统所需的定制不应超过5%,假设实施ERP全套系统共5000支程式,定制的部份不应超过250支。

公司规模越大,所需定制就越高。实施ERP除了定制外,另一个更大的开销就是顾问费。因此另一个重点就是ERP系统是否易学易用。越容易学的系统,顾问费就越低,会反应在厂商的报价中。功能完整和易学易用有时是矛盾的,但也不尽然。功能完整的ERP系统,若包含足够的线上帮助文档,例如标准作业程式、作业说明、字段栏位说明、教材、展示系统等,也可以是易学易用的。

ERP系统的整体成本在导入后的维护阶段花费最多,因此,利用线上文档持续作教育训练对ERP的成本效益帮助很大。


4、需要多少拥有成本?

未来,商业套装软件的授权成本占总拥有成本(cost of ownership)的比例将变得非常的小,因此,在评估ERP系统成本时不能只考虑软件价格,而要考虑“拥有成本”。拥有成本包括:软件授权、定制费、顾问费、硬件成本、及维护成本,其中,维护成本占最大部份。以使用5年来计算,若公司信息中心系统维护人员共5人,每年的用人费用就要10万以上,加上软件维护费、硬件维护费、使用者教育训练费等等,非常可观。所以,几十万的软件授权费实在不是决策的重点,决策的重点是:要花多少钱才能维持ERP系统的运作。也就是要多少信息系统专业人员及多少教育训练费用。这些费用要怎么估算呢?最好的方法就是去问正在使用该系统的用户。


5、参考用户的反应如何?

如果向ERP厂商索取参考用户名单,得到的往往是模范生,并不能代表多数使用者的反应。最好是自己去找,找到ERP的用户并不难,尤其是卖得很多的系统。系统卖得多不一定就比较好,就算不错也不一定适合自己。用户常常是边用边骂,后悔没能够仔细评估。假如选择了真正适用的系统,我们又何必加入边用边骂的行列呢?参访用户的重点除了系统功能外还应包括使用阶段所需投入的人力成本。


6、是否能升级?

这里所谓升级包括新功能及系统修补(patch)。信息技术日新月异,若无法持续升级,很可能实施完毕还来不及使用就已经落伍了。就算不管新的信息技术,哪一家ERP系统没有bug(漏洞)?每一家都有!若不能持续升级,只有注定永远与“虫”为伍了。

升级和定制往往是矛盾的,许多ERP用户因为修改系统而无法升级,这是不对的。评选ERP系统应选择可以同时定制与升级的系统。有些软件商“号称”做得到,因此必须要求厂商拿出具体方案,我们可以看得出这方案的可行性。当然,最好的方法还是找到其他用户,看看他们是不是有在持续的升级。


除了上述几点考虑以外,评估ERP系统时还应该注意以下的“三不要一要”:

1、不要凭印象做决定

当公司在评估ERP系统时,如果抱着要找一套与目前作业完全相符的系统的心态,那么不但失去实施ERP系统的意义,实际上也不可能。如前所述,使用者必须虚心接纳更好的流程、做法以及管理机制。但是有些ERP软件厂商,靠着良好的产品包装及销售技巧,导引客户将评比权重放在其实并不是真正重要的因素上,此时如果使用者在评选前并没有制定出适合自己的评估标准时,就很容易迷失,最后流于以印象分数做抉择,结果可能是选到最善于包装、而不是最适合自己的软件实施厂商及ERP系统。


2、不要用旧习惯评估新系统

操作层面的系统使用者一般会倾向于过去操作习惯来检验新系统,而且容易被炫丽的软件界面以及夸张的销售话语所迷惑。但是对于整体流程、管理、方法论等架构性的问题,反而不容易做出判断,所以这方面就有赖领导层,尤其是高层领导,在选型时的充分参与。


3、不要从表面判断某系统有没有某功能

评估ERP系统之流程可用性,最好能透过实际数据模拟去验证,换句话说,最好能选择公司认为重要、特殊的流程,以实际数据样本资料,去测试该ERP系统。很多ERP系统都宣称有某些功能,但内容的深度及广度却有天壤之别,因此必须以实证的方法测试ERP系统的各项功能。ERP系统对特定流程或功能的设计方式会影响实际作业的效率,甚至结果。不能仅凭有或没有某些功能去评估一个ERP系统。


4、要了解软件厂商对ERP系统的掌握度

ERP系统是一定需要修改或定制的,因此,厂商对该ERP系统的掌握度也是评估的重点之一。一般而言,研发与销售是同一公司时,掌握度较高;若为代理或分公司型态,则掌握度较低。我们也要注意个别实施顾问的能力,包含行业经验及对该ERP系统的了解程度。

作者:不详 来源:网络
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